Настоящее Положение является руководящим нормативным документом, регламентирующим работу отдела обеспечения судопроизводства Ковдорского районного суда Мурманской области, определяет назначение, состав, основные задачи, функции и обязанности отдела обеспечения судопроизводства.

1.Общие положения

1.1.Отдел обеспечения судопроизводства (далее – отдел) является структурным подразделением Ковдорского районного суда Мурманской области (далее суд), осуществляющим работу по документационному обеспечению деятельности суда, определенную настоящим Положением, подчиняется председателю суда.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным Конституционным законом от 31 декабря 1996 года №1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

- Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

- законодательством о гражданской службе в Российской Федерации;

- приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

- приказами и распоряжениями начальника Управления Судебного департамента в Мурманской области;

- Положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденном приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 мая 2023 года № 91;

- Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года № 36;

- Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного Департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 года № 56;

- Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 25 июня 2021 года № 124;

- постановлениями Совета судей Российской Федерации, а также Совета судей Мурманской области;

- иными нормативными актами, регламентирующими деятельность суда;

- приказами и распоряжениями председателя Ковдорского районного суда Мурманской области;

- правилами внутреннего распорядка Ковдорского районного суда Мурманской области;

- кодексом этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих Ковдорского районного суда Мурманской области;

- должностными Регламентами сотрудников отдела;

- настоящим Положением.

1.3. Работники отдела являются федеральными государственными гражданскими служащими и замещают должности федеральной государственной гражданской службы.

1.4. Права и обязанности работников отдела, являющихся федеральными государственными гражданскими служащими, и порядок прохождения ими федеральной государственной гражданской службы устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами о федеральной государственной гражданской службе. Им присваиваются классные чины государственной гражданской службы Российской Федерации и выдаются удостоверения установленного образца.

1.5. Работникам отдела предоставляются социальные гарантии, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.6. При осуществлении своей деятельности работники отдела основываются на принципах законности, уважения и соблюдения прав и свобод граждан, сохранения конфиденциальности информации и персональных данных, а также несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.7. Отдел является структурным подразделением, осуществляющим организационное обеспечение деятельности суда при осуществлении судопроизводства по гражданским, уголовным, административным делам, делам об административных правонарушениях и другим материалам, направленное на организацию и ведение судебного делопроизводства, единообразие оформления процессуальных и иных документов, порядка текущего хранения судебных дел и передачи их в архив, а также создание условий для полного и независимого осуществления правосудия судьями.

1.8. Структура и штаты отдела определяются с учетом типовой схемы, установленной Инструкцией по организационно-штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах, Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации и управлениях Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 12 августа 2020 года № 121.

1.9. В структуру отдела судебного делопроизводства входят сотрудники аппарата суда, замещающие следующие должности:

– начальник отдела – 1 штатная единица;

– консультант – 2 штатные единицы;

– секретарь суда – 1 штатная единица;

– секретарь судебного заседания – 4 штатные единицы;

– старший специалист 1 разряда – 2 штатные единицы;

- старший специалист 2 разряда – 1 штатная единица;

1.10. Положение об отделе утверждается председателем суда.

1.11. Должностные обязанности, права и ответственность работников отдела определяются должностными регламентами, которые утверждаются председателем суда.

1.12. Деятельность отдела осуществляется на плановой основе и в соответствии с принципами законности, уважения прав и свобод граждан, взаимодействия с судьями и другими работниками суда, администратором суда, с применением передовой практики.

2. Задачи отдела

2.1. Организация, ведение и сопровождение общего документооборота и судебного делопроизводства суда в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству, устанавливающей единую систему документационного производства, обязательную для всех работников аппарата суда;

2.2. Организационное и техническое обеспечение судопроизводства по гражданским, административным, уголовным делам, делам об административных правонарушениях и иным материалам, в том числе по осуществлению организационно-подготовительных действий в связи с назначением дел к слушанию и непосредственному проведению судебных заседаний, оказание помощи судьям в привлечении присяжных заседателей к осуществлению правосудия, принятие и выдача документов, удостоверение копий документов, вручение документов, уведомлений и вызовов, контроль уплаты пошлин и сборов, обеспечение ведения протоколов судебного заседания, ведение учета движения дел и сроков их прохождения в суде, обеспечение обращения к исполнению судебных решений;

2.3. Организация контроля за своевременностью и полнотой исполнения поручений председателя суда, председателя Мурманского областного суда, начальника Управления Судебного департамента в Мурманской области, других учреждений в пределах своих полномочий;

2.4. Организация и ведение информационно-справочной работы по законодательству Российской Федерации, контролю изменений законодательства Российской Федерации;

2.5. Организация и сопровождение кадровой деятельности;

2.6. Организация взаимодействия с общественностью и средствами массовой информации;

2.7. Организация и ведение работы по информационному обеспечению деятельности суда, в том числе по обеспечению внедрения и применения в деятельности федерального суда общей юрисдикции передовых информационных и телекоммуникационных технологий и систем, внесению надлежащей информации и сведений в базы данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие" (далее - ГАС "Правосудие");

2.8. Организация и контроль работоспособности ведомственных каналов связи, каналов доступа в сеть «Интернет».

2.9. Организация работы по информационному наполнению и сопровождение интернет-сайта суда, информационного киоска, стенда суда.

2.10. Организация и обеспечение доступа к информации о деятельности суда.

2.11. Организация и выполнение мероприятий в области гражданской обороны;

2.12. Ведение первичного статистического учета и формирование утвержденной отчетности, подготовка аналитических справок и материалов по запросам вышестоящих судов, Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, Управления Судебного департамента в Мурманской области, иных органов и учреждений на основе данных информационных систем Ковдорского районного суда Мурманской области, которые не могут быть получены из иных источников или централизованных информационных ресурсов судебной системы;

2.13. Организация и ведение архивного делопроизводства, а также осуществление хранения дел и иных материалов (обеспечение хранения законченных делопроизводством документов, судебных дел и иных материалов);

2.14. Ведение работы направленной на противодействие коррупции в суде;

2.15. Иные задачи, направленные на организационное обеспечение деятельности федерального суда общей юрисдикции.

3. Функции отдела

Отдел обеспечения судопроизводства в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет:

3.1. Прием, обработку, вскрытие, проверку наличия и целостности вложений (приложений), регистрацию, распределение, передачу по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке, в том числе в электронном виде, корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера;

3.2. Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие"), электронных системах регистрации и базах данных документов;

3.3. Учет, регистрацию, передачу по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

3.4. Подготовку, учет, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, проверку наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передачу корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

3.5. Организацию работы (прием, учет, хранение, обеспечение сохранности, контроль движения и иное) с поступившими в отдел гражданскими, административными, уголовными делами, делами об административных правонарушениях и иными материалами, заявлениями, жалобами, представлениями и другими документами;

3.6. Организацию и ведение делопроизводства по гражданским, административным, уголовным делам (в том числе с участием присяжных заседателей), делам об административных правонарушениях;

3.7. Прием, учет, организацию хранения вещественных доказательств по уголовным делам, исполнение судебных постановлений в части разрешения вопросов о вещественных доказательствах;

3.8. Обеспечение сохранности всех поступивших в отдел документов, вещественных доказательств, уголовных дел и иных материалов, в том числе конфиденциальности содержащихся в них сведений;

3.9. Информирование обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений, жалоб, гражданских, административных, уголовных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов;

3.10. Осуществление мероприятий по подготовке заявлений, жалоб, представлений, гражданских, административных дел, уголовных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов к рассмотрению, в том числе направление участвующим в деле лицам копий заявлений, жалоб, представлений и приложенных к ним документов, составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел; извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения заявления, жалобы,

представления, а также организация и контроль их направления соответствующим лицам;

3.11. Обеспечение ведения и оформления протокола, аудиозаписи судебного заседания;

3.12. Контроль за уплатой государственной пошлины и иных сборов;

3.13. Ознакомление участников гражданского, административного, уголовного судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания, аудиозаписью судебного заседания, материалами гражданского, административного, уголовного дела, дела об административном правонарушении в том числе контроль за выдаваемыми для ознакомления гражданскими, административными, уголовными делами, делами об административных правонарушениях и иными документами;

3.14. Оформление копий судебных документов и их выдача в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству;

3.15. Оформление рассмотренных гражданских, административных, уголовных дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов, организация их направления в суд соответствующей инстанции;

3.16. Обеспечение обращения к исполнению судебных актов, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок, копий судебных документов, их передача или направление по назначению;

3.17. Подготовку, оформление и передачу в архив законченных производством гражданских, административных, уголовных дел, дела об административных правонарушениях, и иных материалов, а также учетных журналов, картотек и иных документов;

3.18. Ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с регламентом его использования, утвержденным председателем суда;

3.19. Обеспечение полноты и достоверности учетных данных используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе;

3.20. Разработку сводной номенклатуры дел суда и ее согласование в установленном порядке. Формирование дел и нарядов в соответствии с номенклатурой;

3.21. Организацию и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдачу подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов;

3.22. Учет и регистрацию печатей и штампов суда;

3.23. Осуществление мероприятий по организации видео-конференц-связи;

3.24. Приём, учет, выдачу, хранение, использование бланков исполнительных листов;

3.25. Подготовку, обработку, деперсонификацию информации, ее размещение на официальном сайте в сети "Интернет" по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

3.26. Организацию лицами, ответственными за ведение баз данных автоматизированного судебного делопроизводства и судимости, выверки информации первичного статистического учета и сформированных статистических данных;

3.27. Обеспечение функционирования, обслуживание и сопровождение электронной почты и сайта суда в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

3.28. Организацию технического обеспечения систем видео-конференцсвязи, аудио-видеофиксации;

3.29. Организацию текущего обслуживания установленного в суде оборудования и техники, в том числе в залах судебных заседаний и на рабочих местах;

3.30. Подготовку проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде;

3.31. Организацию работы по учету и регистрации больничных листов, подсчет трудового стажа;

3.32. Ведение трудовых книжек и формирование личных дел работников аппарата суда, ознакомление работников суда с материалами личных дел, оформление и выдача служебных удостоверений работникам аппарата суда;

3.33. Подготовку материалов к награждению работников аппарата суда государственными и ведомственными наградами;

3.34. Проведение мероприятий по обучению и повышению квалификации (профессиональная переподготовка, повышение квалификации, стажировка) работников аппарата суда;

3.35. Ведение табеля учета рабочего времени, индивидуального (персонифицированного) учета работников аппарата суда, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков, учет предоставления отпусков;

3.36. Осуществление работы по проверке полноты и достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых работниками аппарата суда, замещающими отдельные категории должностей, и гражданами, претендующими на замещение этих должностей, а также по соблюдению работниками аппарата суда требований к служебному поведению;

3.37. Организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы, аттестации федеральных государственных гражданских служащих;

3.38. Формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

3.39. Консультирование федеральных государственных гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам;

3.40. Обеспечение защиты государственной тайны и режима секретности работ, прием, регистрация, учет, хранение и отправка секретной корреспонденции;

3.41. Разработку штатного расписания по согласованию с Управлением Судебного департамента в Мурманской области в соответствии с установленной приказом Судебного департамента численностью и в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств на оплату труда;

3.42. Подготовку предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания суда;

3.43. Подготовку и организацию размещения на официальном сайте в сети "Интернет" информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей федеральных государственных гражданских служащих, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

3.44. Организацию ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

3.45. Организацию доступа заинтересованных лиц к информации о деятельности суда, в том числе ее размещение в установленном порядке на информационных стендах в зданиях (помещениях) суда, информационных киосках, на официальном сайте суда в сети "Интернет", а также путем взаимодействия со средствами массовой информации;

3.46. Участие в редакционной коллегии суда;

3.47. Осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

3.48. Выполнение других функций, вытекающих из компетенции отдела.

4. Организация работы отдела

4.1. Деятельность отдела строится в соответствии с настоящим Положением, должностными регламентами работников отдела и планами работы отдела, утвержденными председателем суда.

4.2. Контроль за деятельностью отдела, а также руководство деятельностью начальника отдела осуществляет непосредственно председатель суда.

4.3. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела, который координирует работу отдела и обеспечивает своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на отдел, планирует его работу, ходатайствует перед председателем суда о применении к работникам

отдела различных видов поощрений и наложении дисциплинарных взысканий. В случае временного отсутствия начальника отдела его обязанности возлагаются приказом председателя суда на одного из работников аппарата суда.

4.4. Назначение и освобождение от должности работников отдела осуществляется приказом председателя суда.

4.5. Структура отдела утверждается председателем суда.

4.6. Обязанности, полномочия и ответственность начальника отдела и работников отдела определяются соответствующими должностными регламентами, утвержденными председателем суда.

4.7. Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника отдела возлагается на одного из работников аппарата суда в соответствии с приказом председателя суда:

- на начальника отдела может быть возложено исполнение обязанностей старшего специалиста 1 разряда, секретаря суда, консультантов суда;

- на консультанта суда (по информатизации), может быть возложено исполнение обязанностей консультанта суда (по кодификации);

- на консультанта суда (по кодификации), может быть возложено исполнение обязанностей консультанта суда (по информатизации), начальника отдела;

- на секретаря суда может быть возложено исполнение обязанностей старшего специалиста 1 разряда, начальника отдела;

- на старшего специалиста 1 разряда может быть возложено исполнение обязанностей старшего специалиста 2 разряда, секретаря суда, консультанта суда (по информатизации), начальника отдела;

- на старшего специалиста 2 разряда может быть возложено исполнение обязанностей старшего специалиста 1 разряда.

4.8. При выполнении своих задач и функций отдел взаимодействует с гражданскими служащими государственных органов, гражданами, организациями по направлению своей деятельности.

5. Права отдела

Для решения задач, поставленных перед отделом по обеспечению судопроизводства, государственные гражданские служащие, входящие в его состав, имеют право:

5.1. В установленном порядке запрашивать и получать информацию, необходимую для реализации задач и функций, возложенных на отдел.

5.2. Осуществлять связь с другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела, вести соответствующую переписку.

5.3. Участвовать в проведении оперативных совещаний при рассмотрении вопросов, относящихся к компетенции отдела.

5.4. Получать доступ к информации, касающейся функциональной деятельности отдела.

5.5. Представлять председателю суда предложения по улучшению и повышению эффективности работы отдела.

6. Ответственность отдела

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач несет начальник отдела.

6.2. Степень ответственности сотрудников отдела устанавливается должностными регламентами.

6.3. За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренным трудовым законодательством Российской Федерации и Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации».

7. Заключительные положения

7.1. По вопросам, не урегулированным настоящим положением, следует руководствоваться действующим законодательством, а также внутренними актами суда.

7.2. В настоящее Положение могут быть внесены в установленном порядке изменения и дополнения, не противоречащие задачам и функциям отдела.