1. Общие положения

В Положении регламентированы процедура ознакомления с информацией о деятельности Ковдорского районного суда, находящейся в архиве, правила подготовки и оформления архивных справок, копий архивных документов и выписок из них, исполнения запросов, порядок выдачи судебных дел и документов из архива суда.

1.1. Использование документов архива суда (в том числе электронных) проводится только с разрешения председателя суда. Работник отдела обеспечения судопроизводства, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива суда:

- выдает документальные материалы в структурные подразделения;

- направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию председателя суда;

- информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

- выдает архивные справки и выписки из архивных документов.

1.2. Документы выдаются из архива суда на основании письменного разрешения председателя суда, либо лица его замещающего:

- работникам Ковдорского районного суда;

- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- иным пользователям по письменному заявлению.

1.3. Документы выдаются из архива суда на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования работниками суда и иными пользователями;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда, либо лица его замещающего на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

1.4. Выдача документов из архива суда регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

- заявкой (служебной запиской) на выдачу дел;

- актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации.

При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.

1.5. Выдачу документов на бумажном носителе из архива суда и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архива суда и при возврате, производит ответственный работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

Вместо выдаваемых из архива суда единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве до минования надобности.

Дела, выдаваемые из архива суда, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.

1.6. Подготовка архивных документов к выдаче из архива суда включает:

- выемку архивных документов;

- сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

- проверку физического состояния дела.

1.7. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости

заверения копий электронных документов используется электронная подпись председателя суда или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.

1.8. Документы из архива суда не выдаются в следующих случаях:

- при наличии фонда пользования;

- если документы находятся в неудовлетворительном физическом состоянии.

2. Порядок рассмотрения и исполнения запросов

2.1. Сотрудник аппарата суда, ответственный за работу архива суда, должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме.

2.2. В запросе указываются:

- фамилия, имя, отчество заявителя (реквизиты бланка письма для органа или организации – в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016), наименование юридического лица - автора запроса;

- почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;

- сведения, интересующие пользователя и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

- содержание запроса (в запросе о результатах рассмотрения конкретного судебного дела указываются фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого было рассмотрено дело, или стороны по делу, в том числе название органа или организации, а также каким судом и когда было рассмотрено дело);

- личная подпись и дата.

К запросу (в зависимости от оснований получения информации) прилагаются заверенные в установленном порядке следующие документы:

- копия документа, удостоверяющего личность;

- письменное согласие лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо его близких родственников – в случае его смерти;

- копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения, а также копия документа, подтверждающего факт смерти этого лица;

- копии документов, подтверждающих права наследования;

- доверенность, оформленная в установленном законом порядке, подтверждающая право представлять интересы доверителя.

2.3. При поступлении в архив суда интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

На запросы, поступившие в архив суда по информационно-телекоммуникационной сети, в том числе по сети Интернет, ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу.

2.4. Запрос должен быть зарегистрирован не позднее следующего рабочего дня с момента его поступления.

2.5. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Ковдорском районном суде документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом пользователя.

Запрос, поступивший в архив организации, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных (муниципальных) услуг.

2.6. Ответ на поступивший в архив суда запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения председателя суда, либо лица его замещающего, этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

2.7. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

2.8. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ с указанием причин их отсутствия.

3. Оформление архивной справки

3.1. Архивная справка подписывается председателем суда и заверяется гербовой печатью.

3.2. Архивная справка, объем которой превышает один лист, должна быть пронумерована.

3.3. В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов.

Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах.

3.4. В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: "Так в документе", "Так в тексте оригинала".

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала: "Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво".

3.5. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

3.6. В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления.

3.7. По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

4. Оформление архивной выписки

4.1. Архивные выписки оформляются на бланке Ковдорского районного суда с обозначением названия вида документа: "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА".

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

4.2. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

4.3. Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

4.4. В архивной выписке должны быть сделаны соответствующие примечания и оговорены части текста оригинала, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и другим причинам. Отдельные слова и выражения документа, вызывающие сомнения в их точности, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются: "Так в документе", или "В тексте неразборчиво", или "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

4.5. Архивная выписка подписывается председателем суда и заверяется гербовой печатью суда.

4.6. По запросу пользователей архивные выписки выдаются в электронной форме на электронном носителе либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные выписки заверяются электронной подписью председателя суда или иного уполномоченного им должностного лица.

4.7. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа копии.

4.8. Подготовленные архивом суда ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном порядке.

4.9. По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

5. Выдача подлинников документов из архивных дел

5.1. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам, в случае их письменного обращения, подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов.

5.2. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле), а также справки по делам выдаются им работниками архива суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (заместителя председателя суда).

5.3. Подлинные личные документы выдаются заявителям с разрешения председателя суда по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке. Подлинные личные документы могут быть направлены заявителю ценным письмом.

При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

5.4. С изымаемых документов в архиве организации изготавливаются копии, заверенные судьей и гербовой печатью суда, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.

5.5. Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включаются в дело фонда.

5.6. Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.

6. Копирование документов из архива суда

6.1. Копирование документов архива суда по заявкам пользователей производится по разрешению председателя суда либо лица, его замещающего.

6.2. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются пользователю под роспись.

6.3. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

- обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

- потерпевшим;

- гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

- гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

- сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

- реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий.

6.4. Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда (его заместителя) подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

6.5. Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

7. Выдача копий документов из судебного дела

7.1. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя). Выдача таких копий из судебного дела специалистом архива иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда (его заместителя).

7.2. С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые заверяются подписями судьи и секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда и гербовой печатью суда.

7.3. Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

7.4. В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.

7.5. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником архива суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

7.6. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

7.7. Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

7.8. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) осуществляется по письменному мотивированному заявлению лица в установленном председателем суда порядке.

7.9. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ________" с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется печатью суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

7.10. Выдаваемые судом копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем суда.

7.11. На письменном заявлении председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

7.12. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде).

7.13. Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

7.14. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

7.15. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

7.16. Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

7.17. Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

8. Выдача дел, находящихся в архиве суда, и ознакомление с делами, находящимися в архиве суда

8.1. Дела, выдаваемые из архива, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.

Работники, получившие документальные материалы из архива суда, отвечают за их сохранность.

8.2. Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда либо лица его замещающего.

8.3. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

8.4. Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда.

8.5. Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.

8.6. Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении документов.

8.7. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архива и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

8.8. Лица, имеющие право ознакамливаться с материалами дела, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу специалистом архива и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится специалистом архива.

8.9. После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник архива суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо лицу его замещающему.

8.10. Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по письменному заявлению.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

9. Выдача подлинников документов из судебных дел

9.1. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются им уполномоченными работниками архива суда на основании письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (или его заместителя).

9.2. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

9.3. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

9.4. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа по почте заказным письмом в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

9.5. Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливаются председателем суда.

9.6. Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц, осуществляется в том же порядке.

В случае направления документа почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма.

9.7. Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Судебного департамента от 29.04.2003 № 36.

9.8. Документы, без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения председателя суда или лица, его замещающего могут быть выданы их законным владельцам.

Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам.

10. Направление судебного дела из архива суда

10.1. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте заказным письмом или с курьером.

10.2. Назначенный работник архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

10.3. До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

10.4. В журнале выдачи дел из архива суда отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

11. Доступ судей и работников суда к электронным документам архива

11.1. Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.

11.2. По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

12. Заключительные положения

12.1. Отказ архива суда в выдаче архивных документов допускается в случаях:

- наличия фонда пользования;

- неудовлетворительного физического состояния документов;

- не прошедших описания и технического оформления документов, до завершения этих работ;

- ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или архивом суда при передаче документов на хранение.

12.2. Отказ архива суда в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, а также порядок обжалования отказа.