Общие положения

1. Архив Ковдорского районного суда Мурманской области (далее – суда) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого выступает суд.

2. Архив суда действует на основании положения, разработанного на основании Примерного положения, утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 42, согласованного с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) исполнительного органа государственной власти Мурманской области, уполномоченного в сфере архивного дела, утвержденного председателем суда.

3. Архив суда в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, распорядительными документами Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации и Управления Судебного департамента в Мурманской области, приказами председателя суда, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, Законами и иными нормативными правовыми актами Мурманской области в области архивного дела, нормативно-методическими документами Росархива и исполнительного органа государственной власти Мурманской области, уполномоченного в сфере архивного дела, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения.

Состав документов Архива суда

4. Архив суда хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда;

б) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива суда.

Задачи Архива суда

5. К задачам Архива суда относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего положения.

5.2. Комплектование Архива суда документами, образовавшимися в деятельности суда.

5.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел и своевременной передачей их в Архив суда.

Функции Архива суда

6. Архив суда осуществляет следующие функции:

6.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.

6.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

6.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве суда документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив суда, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности суда.

6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК исполнительного органа государственной власти Мурманской области, уполномоченного в сфере архивного дела, описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК исполнительного органа государственной власти Мурманской области, уполномоченного в сфере архивного дела, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК исполнительного органа государственной власти Мурманской области, уполномоченного в сфере архивного дела, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение председателю суда описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК исполнительного органа государственной власти Мурманской области, уполномоченного в сфере архивного дела.

6.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

6.9. Организует информирование председателя и работников суда о составе и содержании документов Архива суда.

6.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

6.11. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

6.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

6.13. Ведет учет использования документов Архива суда.

6.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива суда.

6.15. Участвует в разработке документов суда по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6.16. Оказывает методическую помощь:

а) отделу делопроизводства суда в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам суда в подготовке документов к передаче в Архив суда.

Права Архива суда

9. Архив суда имеет право:

а) представлять председателю суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве суда;

б) запрашивать в отделе делопроизводства суда сведения, необходимые для работы Архива суда;

в) давать рекомендации отделу делопроизводства суда по вопросам, относящимся к компетенции Архива суда;

г) информировать отдел делопроизводства суда о необходимости передачи документов в Архив суда в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии администрации Ковдорского района.