Настоящие Правила по обеспечению сохранности судебных дел и документов в Ковдорском районном суде Мурманской области (далее Правила) разработаны в целях:

- обеспечения контроля за сохранностью при работе с судебными делами и документами и их хранением в суде;

- создания единых требований к обеспечению режима ограниченного доступа к судебным делам и к местам их расположения (нахождения).

Общие положения

1.1. Правила разработаны в соответствии с Правилами по обеспечению сохранности судебных дел и документов в районных (городских) судах Мурманской области, утвержденными приказом начальника Управления Судебного департамента в Мурманской области от 25 января 2005 года № 3.

1.2. Правила являются обязательными для всех судей и работников аппарата Ковдорского районного суда Мурманской области (далее – суд). Обеспечение условий сохранности и контроль за исполнением настоящих Правил осуществляют председатель суда и администратор суда.

1.3. Непосредственный контроль за соблюдением настоящих Правил возлагается приказом председателя суда на администратора суда и начальника отдела обеспечения судопроизводства или лиц, его замещающих.

1.4. Правила определяют общие положения обеспечения сохранности уголовных, гражданских, административных дел, дел об административных правонарушениях и материалов¸ а также вещественных доказательств, находящихся на хранении в суде, и служебных документов.

Меры по обеспечению сохранности судебных дел и документов

2.1. Режим хранения и обеспечения сохранности судебных дел и служебных документов осуществляется на основе последовательно проводимых в суде мероприятий, которые призваны обеспечить:

- постоянный учет в суде всех судебных дел и документов;

- контроль и персональную ответственность судей и сотрудников аппарата суда за сохранностью судебных дел и документов, находящихся у них в производстве;

- материально-технические и организационные условия для хранения судебных дел и документов, работы с ними;

- предупреждение утрат и хищений из здания (помещений) суда уголовных, гражданских, административных дел и дел об административных правонарушениях и материалов, а также служебных документов, разглашения содержащихся в них сведений.

2.2. Мерами обеспечения сохранности судебных дел, документов и материалов являются:

- хранение и работа с судебными делами и документами осуществляется в оборудованных и оснащенных служебных помещениях суда, согласно перечню, утвержденному приказом председателя суда (Приложение № 2);

- дополнительный внутренний контроль между судьями, работниками аппарата суда за движением судебных дел;

- соблюдение лицами, ответственными за помещения, в которых осуществляется работа с судебными делами и документами, обязанностей по обеспечению сохранности судебных дел и документов (учет наличия в кабинете судебных дел и документов, определение мест их хранения; контроль за доступом в кабинет в рабочее время; соблюдение режима вскрытия кабинета);

- соблюдение порядка опечатывания служебных помещений суда, где осуществляется хранение и работа с судебными делами и документами в нерабочее время;

- регулярный контроль за соблюдением Правил со стороны председателя суда.

Доступ в служебные помещения суда, где осуществляется хранение и работа с судебными делами и документами

3.1. Кабинеты (помещения), где осуществляется работа с судебными делами и документами перечислены в Приложении № 2.

Нахождение лиц, не являющихся сотрудниками аппарата суда, в служебных помещениях суда, где осуществляется хранение и работа с судебными делами и документами разрешается только в присутствии ответственных лиц.

В отсутствие ответственного лица, доступ в помещение, в котором работает несколько сотрудников, может осуществляться в присутствии одного из них.

В экстренных случаях доступ в помещение в отсутствие ответственного лица может осуществляться с разрешения председателя суда, а в его отсутствие - администратора суда.

3.2. Ключи от служебных помещений и кабинетов хранятся:

- 1-й экземпляр - у ответственных за кабинеты (помещения) лиц, в соответствии с записью в Журнале выдачи ключей (№ 10-12);

- 2-й экземпляр (запасной) – у администратора суда;

- 3-й экземпляр (дополнительный, в соответствии с записью в Журнале выдачи ключей) - на посту судебных приставов по ОУПДС;

- 4-й экземпляр (контрольный) – в кабинете № 6, в закрытом ящике. Данный экземпляр ключей используется в экстренных случаях для вскрытия кабинетов и помещений по распоряжению председателя суда или администратора суда.

Все ключи от кабинетов, служебных помещений, входных дверей и решеток подлежат регистрации в Журнале выдачи ключей. Контроль и выдачу ключей осуществляет администратор суда.

3.3. Доступ сотрудников вышестоящих судов, Управления Судебного департамента в Мурманской области, сотрудников правоохранительных органов, представителей других ведомственных служб, работников технических служб в помещения суда, где осуществляется хранение и работа с судебными делами и документами может быть разрешен только в случае служебной необходимости по распоряжению председателя суда (или лица его замещающего), а в его отсутствие – администратора суда.

3.4. За каждым кабинетом (помещением) назначается ответственное лицо, в обязанности которого входит:

- постоянный учет наличия в кабинете (помещении) судебных дел и документов, определение мест их хранения;

- контроль за доступом в кабинет (помещение) в рабочее время;

- соблюдение режима вскрытия кабинета (помещения), его опечатывание;

- сохранность мебели и оргтехники, установленной в кабинете (помещении).

3.5. Ответственный за кабинет (помещение) сотрудник суда должен знать и быть готовым доложить в любое время данные учета о наличии в кабинете судебных дел, иных документов, нарядов и т.д.

3.6. Двери кабинетов и помещений, указанных в пункте 3.1. оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Дополнительный внутренний контроль между судьями,

работниками аппарата суда за движением и хранением судебных дел

4.1. Гражданские, административные дела, дела об административных правонарушениях и материалы, а также другие документы передаются судьям и другим работникам аппарата суда в канцелярии суда под роспись в реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (№ 1-5-51, № 1-5-52, № 1-5-53), а уголовные дела передаются по журналу (реестру) регистрации уголовных дел, поступающих в суд (№ 1-5-67).

Персональную ответственность за сохранность судебных дел и документов, полученных для рассмотрения, оформления несет лицо, расписавшееся за него в журналах (реестрах).

В течение рабочего дня судебные дела могут передаваться от одного сотрудника к другому с обязательным возвращением их в конце рабочего дня лицу, за которым числится это судебное дело или документ по данным учета.

4.2. Судья принимает следующие меры к обеспечению сохранности судебных дел:

- кабинет судьи в нерабочее время, во время отсутствия судьи должен быть закрыт на ключ, а по окончании рабочего дня закрыт и опечатан;

- судебные дела хранятся в кабинете судьи в опечатываемом сейфе или у помощников судей в опечатываемом металлическом шкафу;

- контроль за выданными и находящимися в производстве судьи судебными делами возлагается на судей и помощников судей;

- судья организует работу с судебными делами так, чтобы исключить возможность доступа к ним посторонних лиц.

4.3. Запрещается пребывание посетителей в кабинете судьи в отсутствие судьи.

4.4. Ознакомление с судебными делами и документами осуществляется под контролем ответственного лица за данный кабинет (помещение):

- в Приемной суда - кабинет № 1;

- в «Канцелярии» - кабинет № 21;

- в кабинетах «Помощника судьи и секретаря судебных заседаний»: № 24, № 29, № 31. Места для ознакомления с судебными делами должны обеспечивать визуальный контроль за порядком ознакомления со стороны работников аппарата суда.

4.5. Запрещается оставлять на рабочем столе без надзора судебные дела, документы в рабочее время. В конце рабочего дня и в нерабочее время все судебные дела должны быть убраны в сейфы или металлические шкафы.

В канцелярии суда, в кабинете № 22, кроме хранения дел в металлических шкафах и сейфах допускается хранение судебных дел на стеллаже, полках и в шкафах закрытого типа при условии надежной изоляции от других помещений суда и соблюдением надлежащих мер против бесконтрольного проникновения в помещение.

4.6. В кабинетах архива суда (№ 16 и № 25) дела хранятся на открытых стеллажах. Прием посетителей в архиве суда запрещается. Выдача копий документов осуществляется через канцелярию суда. Выдача судебных дел и документов во временное пользование из архива суда осуществляется с записью в Журнале регистрации выдачи дел во временное пользование (№ 1-5-92).

4.7. Судебные дела, по которым не ведется текущая работа, должны сдаваться и храниться в архиве суда.

4.8. В помещениях, в которых осуществляется хранение и работа с судебными делами и документами, запрещается хранение горючих, взрывоопасных предметов.

4.10. Для проверки, приема и сдачи судебных дел при увольнении, уходе в отпуск или ином длительном отсутствии судей, работников аппарата суда составляется акт. Акт подписывается комиссией и утверждается председателем суда.

В обязательном порядке при увольнении администратора суда, начальника отдела обеспечения судопроизводства, секретаря суда, старшего специалиста 1 разряда и старшего специалиста II разряда создается комиссия для проверки наличия судебных дел и документов. По результатам передачи дел составляется акт.

4.11. При обнаружении недостачи, утраты дел, документов, вещественных доказательств, председатель суда (или лицо его замещающее) назначает служебное расследование.

4.12. Если в случаях ухода судьи в отпуск председатель суда не сочтет необходимым создавать комиссию по приему-передаче дел, то в таком случае, судья обязан предоставить председателю суда список дел, находящихся в его производстве, а также иных служебных документов с указанием обеспечения их сохранности (например: в опечатанном сейфе) на время отсутствия судьи. Данные списки хранятся в отдельном наряде в канцелярии суда.

Режим опечатывания и вскрытия помещений суда,

где осуществляется хранение и работа с судебными делами и документами

5.1. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы и помещения суда, где осуществляется хранение и работа с судебными делами и документами, запираются на ключ и опечатываются, при этом мастика накладывается так, чтобы исключить возможность её снятия без повреждения оттиска печати.

Для опечатывания помещений, сейфов и металлических шкафов ответственным лицам выдаются номерные металлические печати под расписку в Журнале, установленной формы (№ 10-11). При опечатывании мастика накладывается так, чтобы исключить возможность ее снятия без повреждения оттиска печати.

5.2. Закрытие и опечатывание служебного кабинета (помещения), его вскрытие производит лицо ответственное за данное помещение. В его отсутствие опечатывание производится лицом, имеющим ключ от данного кабинета (помещения) и печать для опечатывания помещений, а в случае служебной необходимости администратором суда либо иным лицом по распоряжению председателя суда, а в его отсутствие – администратора суда.

5.3. Перед вскрытием помещения должна быть проверена целостность оттиска печатей, исправность замков. При обнаружении нарушения целостности оттисков печатей, повреждения замков или других признаков, указывающих на возможное проникновение в эти помещения посторонних лиц, помещения не вскрываются, составляется акт и о случившемся немедленно ставится в известность председатель суда.

5.4. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в помещениях суда, где осуществляется хранение и работа с судебными делами и документами производятся, как правило, в присутствии сотрудников суда, отвечающих за сохранность судебных дел и документов.

В случае отсутствия ответственных лиц во время уборки и хозяйственных работ все дела и документы должны находиться в запертых сейфах и металлических шкафах.

5.6. Вторые экземпляры ключей от металлических сейфов и шкафов хранятся у администратора суда.

Контроль за соблюдением правил по обеспечению

сохранности судебных дел и документов в суде

6.1. В Ковдорском районном суде Мурманской области осуществляется регулярный контроль за соблюдением Правил по обеспечению сохранности судебных дел и документов.

6.2. Полномочиями контроля за соблюдением Правил по обеспечению сохранности дел и документов в суде обладают: председатель суда, судьи в пределах своих полномочий, администратор суда и начальник отдела обеспечения судопроизводства.

6.3. Контроль состояния и условий хранения, сохранности судебных дел в суде осуществляется:

- начальником отдела - ежедневно;

- председателем суда, администратором суда – ежеквартально.

6.4. Вскрытые в результате проверок недостатки и нарушения анализируются, обсуждаются на оперативных совещаниях при председателе суда для принятия дополнительных мер по обеспечению сохранности судебных дел и документов.